ProjectMate продолжает серию публикаций о 10 основных случаях, когда юридические фирмы теряют значительные суммы денег, и о способах избежать их, рассказом о случае №5 «Не автоматизируем подготовку отчетов».
Случай №5. Не автоматизируем подготовку отчетов
Автоматическая подготовка отчетов и документов из специализированной программы, в которой работает юрфирма, – это технология, которую юристы зачастую используют недостаточно эффективно.
В сотнях фирм, больших и маленьких, сотрудники до сих пор вручную заполняют, сверяют и правят клиентские отчеты и документы, хотя эти задачи могут, а значит и должны быть автоматизированы.
Все согласятся, что любые траты времени впустую – ненормальны. Но это в идеале, а в жизни часто получается по-другому. Некоторые практикующие юристы рассказывают, что раньше они тратили по часу времени на подготовку одного документа, а с внедрением автоматизации подготовка этого же документа занимает всего 20 минут.
Давайте посмотрим на цифры. По оценкам экспертов Канадской ассоциации юристов, максимально используя возможности автоматической подготовки отчетов и документов, юристы выигрывают 15 дополнительных рабочих минут в день и тем самым увеличивают время, которое можно включить в счета клиентов, на 15 минут в день. При этом затраты на автоматизацию окупаются меньше, чем за 3 месяца (для небольшой фирмы), или за 12-18 месяцев (для юристов, практикующих в одиночку). И это – с учетом неизбежных потерь времени на обучение, персональную настройку программы и так далее.
[responsive]
[/responsive]
Решение
Максимально используйте возможности автоматической подготовки отчетов и документов из программы, в которой вы работаете. Самая лучшая инвестиция, которую юрфирма может сделать, – это организовать подготовку документов в нужном формате и виде, буквально по клику мыши, чтобы сотрудники больше не занимались этой рутинной работой.
Если вы еще не выбрали такую программу, то прежде чем принять решение о покупке, убедитесь, что она интегрирована с вашей бухгалтерской программой, чтобы счета и закрывающие документы также выставлялись автоматически.
Через неделю мы расскажем о случае №6 «Начинаем работать с «плохими» клиентами».
[fb_button]