Эдвард Мендловиц.13 причин, по которым таймшиты никогда не умрут

Эдвард МЕНДЛОВИЦ • Сертифицированный бухгалтер, партнер WithumSmith+Brown


 

Таймшиты крайне важны в работе каждой организации, оказывающей профессиональные услуги. Многие настаивают на том, что их необходимо отменить и не использовать как основу ценовой политики, считая, что стоимость услуг должна зависеть от её «ценности» для клиента. Я не согласен. Даже если предположить, что ставки должны основываться исключительно на «ценности» услуг, учет времени необходим компании, поскольку имеет большое значение для сбора информации и управления фирмой. Ниже приведены 13 причин, по которым компания не должна отказываться от таймшитов:

1. Таймшит помогает отслеживать издержки. Ведение информации о ставках, стоимости услуг и скидках позволяет создать систему управления затратами.

2. Информацию можно использовать для планирования рабочего времени, определения качества выполнения работ, идентификации специалиста, работавшего с клиентом, выявления работы, не предусмотренной первоначальным договором и причин ее возникновения, или просто проверки того, насколько произведенные работы вписались в рамки бюджета.

3. Свободный режим рабочего дня и удаленная работа привели к затруднению коммуникаций с персоналом, уменьшению числа совместных проверок и обсуждений и более редкому применению метода MBWA (Managing by Wandering Around — управление через неформальное общение). Таким образом, Таймшит является способом отслеживания работы сотрудников.

4. Таймшит позволяет оценить работу в непроизводственной сфере деятельности, например, при ответе на налоговые уведомления или подготовке консультаций.

5. Учет времени— это способ контролировать степень удовлетворенности клиентов путем оценки количества совершенных или повторяющихся ошибок из-за необходимости в исправлении работ.

6. В качестве примера пользы от ведения таймшита можно привести случай, когда сотрудница невысокого ранга из налогового отдела работала с несколькими клиентами, с которыми не должна была работать. После того, как мы вникли в ситуацию, стало ясно, что аудиторы среднего уровня постоянно обращались к данной сотруднице с налоговыми вопросами, т. к. быстро получали ответы, в то время как налоговые специалисты более высокого звена постоянно отказывали им. В результате была получена ценная информация, позволившая оценить взаимодействие налоговых специалистов с аудиторами, произвести существенные изменения и устранить очевидное затруднение в работе.

7. Показателен также случай, когда было обнаружено, что налоговый руководитель решил объединить все свои временные затраты на проверку налоговых деклараций в одну статью. Данная ошибка привела к безвозвратной потере средств, которые могли бы быть получены.

8. Таймшиты также помогли нам выявить наличие крупных временных затрат на налоговые декларации по низким фиксированным ставкам.

Оказалось, что в тот год некоторые клиенты ежедневно осуществляли сотни торговых операций или инвестировали в хеджфонды с многостраничными отчетными формами. Мы смогли частично разбить эти формы и, соответственно, выставить нужное количество счетов. Все это позволило нам распланировать налоговую работу на следующий год более эффективно.

9. Мы также обнаружили, что много времени тратилось на исправление уже подготовленных налоговых деклараций, когда получили от брокера исправленные годовые отчеты о процентах, выплаченных по соответствующим счетам в течение календарного года. Впоследствии график работ был изменен с учетом данного факта.

10. Учет времени показал существенные временные затраты на дополнительные услуги, например, исправление неправильных операций, поиск ошибок в банковской выверке и ее сравнение с информацией в чековой книжке клиента, помощь в заполнении заявок на образовательный кредит. Некоторые сотрудники тратили много времени на общение с клиентами, не имеющее отношения к работе, просто из вежливости.

11. Учет времени помог нам увидеть дополнительные затраты времени на одну клиентку, заходившую в офис, чтобы забрать свою платежную ведомость и налоговую декларацию (вознаграждение, выплачиваемое компании, естественно, было незначительно). Клиентка всегда просила кого-нибудь из сотрудников показать ей, где расписаться и на чье имя выписать чеки. В офисе обычно находился налоговый специалист, который постоянно тратил от сорока пяти минут до часа, отвечая на ее вопросы. За год на такую незапланированную работу было потрачено шестнадцать часов. Мы обсудили данный вопрос с клиенткой и смогли получить определенную дополнительную плату (незначительную, но все же лучше, чем ничего, если бы мы не вели учет времени). Так как получить компенсацию за такую «задержку сотрудников» в будущем было невозможно, решение отказаться от данного клиента не заставило себя ждать.

12. Учет времени также может быть полезен при систематизации информации по клиентам и персоналу. Он помогает нам в планировании и максимально эффективном использовании ресурсов, обеспечивая правильный подбор сотрудников для конкретных клиентов. Информация по клиентским ставкам позволяет определить рентабельность каждого конкретного клиента. Информация по персоналу также показывает, какие сотрудники более успешно работают по традиционной схеме распределения обязанностей (downward delegation) и какие руководители принимают схему «обратных поручений» (upward delegation).

13. Время — это наш капитал, а часы — единицы его измерения. Капитал должен контролироваться, и таймшиты в данной ситуации – лучшее средство. Если существуют более подходящие варианты, их необходимо рассмотреть. Отсутствие системы или контроля неприемлемо и не должно существовать в деловой практике.

Мы все знакомы с учетом времени, однако специальное изучение учетной информации заставляет нас взглянуть на него под иным углом и планировать работу с клиентами более эффективно.

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.