Андрей Нужин для журнала «Украинский юрист». Коллективный разум

Управление знаниями и наставничество в юридической фирме и правовом департаменте

Андрей НУЖИН • «Авиком Бизнес Технологии» для журнала «Украинский юрист»


 

Создание идеальной системы управления знаниями (СУЗ) – задача, с которой уже давно и с переменным успехом пытается справиться юридический бизнес.

О том, как построена система управления знаниями в украинских юрфирмах, что требует рынок и что предлагают разработчики программного обеспечения, и как СУЗ помогает решать ряд сопутствующих задач – в спецпроекте «УЮ».

Какие знания, навыки и опыт работников и каким образом подлежат формализации и управлению в вашей юридической компании/юрдепартаменте предприятия? Какие инструменты при этом используются?
Где хранятся знания и каким образом обеспечивается обмен ими?

Сегодня в юридических фирмах вопрос управления знаниями стоит весьма остро. В первую очередь речь идёт об управлении многочисленными документами, с которыми работают юристы, но не только – также мы говорим об истории выполнения клиентских проектов, о статистике и анализе взаимоотношений с клиентами, сотрудниками. Так называемые файловые «помойки» и не связанность знаний порождают огромное количество проблем, и с каждым годом всё очевиднее, что юридические фирмы заинтересованы в систематизации данных, обмене знаниями, поощрении наставничества и обучения внутри компаний.

Чем правильнее выбран инструмент для управления знаниями, тем проще его применять. Бывает, юридические фирмы устанавливают системы, «заточенные» под другую отрасль и совершенно не подходящие для юристов. Как правило, руководство заставляет сотрудников пользоваться ими из-под палки, и не понимает, почему те сопротивляются. Чаще всего, «промучившись» с такой программой год-другой, фирма возвращается к отраслевому решению, например, к нашей системе ProjectMate.

Я вижу явную тенденцию, что люди сейчас двигаются в сторону управления знаниями. Думаю, в ближайшие несколько лет такое движение сохранится. Тем более, в юридической отрасли, как ни в какой другой, прекрасно понимают ценность и важность знаний. Среди других тенденций можно назвать более широкое применение «облачных» технологий и SaaS-услуг (использование программного обеспечения как сервиса, по подписке) в ближайшей перспективе.

Какие IT-решения являются наиболее оптимальными для юрфирм/юрдепартаментов? Какие настройки должны содержать автоматизированные CRM- и биллинговые системы?
Как система управления знаниями может помогать в маркетинге юридических услуг?

Юридические компании украинского и российского рынков чаще всего выбирают для автоматизации работы со знаниями один из трёх подходов: использование стандартных офисных программ и средств, работа в готовых или «дописанных» блоках CRM и биллинговых систем, применение отраслевых специализированных систем.

Первый и, на мой взгляд, самый распространенный – использование стандартных офисных программ и средств. Обычно это выглядит так: документы (договоры, соглашения, приказы, акты, счета и т.д.) хранятся в файлах MS Word, разложенные в том или ином порядке по папкам. Учёт, списки клиентов и информация о взаимоотношениях с ними, в том числе и финансовых, ведётся в нескольких файлах MS Excel. И при необходимости найти что-либо в этой структуре выручает стандартный или расширенный поиск по папкам.

Плюсы такого подхода очевидны: все средства стандартны, уже установлены на рабочих компьютерах, их не нужно дополнительно покупать. Основной минус заключается в разрозненности, неинтегрированности стандартных систем по умолчанию. Из-за этого юристы сталкиваются с рядом ограничений – вы не можете посмотреть все связанные с клиентом документы, если они находятся в разных папках, не можете кликнуть по строке в списке клиентов в MS Excel и увидеть выставленные счета или ставки, которые применяли при работе с ним в прошлом. Второй минус – серьёзная зависимость от человеческого фактора. Каждый сотрудник владеет уникальными знаниями о том, где какой файл находится и как назван. Из-за этого любая простейшая задача может превратиться в аврал, когда нужно звонить Васе, который в данный момент греется на пляже и оставил телефон в номере, чтобы выяснить, куда он дел тот или иной файл, который нужен, конечно, срочно.

Второй подход – использование стандартных или «дописанных» блоков CRM или биллинговых систем. В таких системах есть только небольшие части функционала для работы со знаниями, но многие компании пользуются им, потому что он уже внедрён. Системы такого класса предназначены для решения других задач – CRM для взаимодействия с клиентами, TT&B (timetracking&billing) для учета времени и биллинга. Используя их, вы серьёзно ограничены в инструментах – с их помощью бывает сложно или невозможно найти все документы по тому или иному проекту или похожие документы, посчитать трудоёмкость и спрогнозировать стоимость и сроки выполнения работы, правильно оценить риски и финансовую составляющую на основе истории работы с клиентом.

Конечно, удобнее всего для юридических компаний пользоваться отраслевыми специализированными системами. В таких системах, как например, ProjectMate, используется опыт многих компаний рынка, они разработаны с учётом требований юристов и позволяют структурировать, накапливать знания, эффективно работать с ними каждый день. На мой взгляд, основное требование к таким системам – они должны учитывать специфику работы юридической отрасли.

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.