ProjectMate в компании «Юков, Хренов и Партнеры»: внедрение «как по щелчку пальцев»

Юридическая компания «Юков, Хренов и Партнеры», созданная в 2003 году, является одним из лидеров российского рынка юридических и консалтинговых услуг. Компания специализируется на представлении интересов клиентов в арбитражных судах РФ, при этом география судебно-арбитражной практики весьма обширна и не ограничивается рамками каких-либо отдельных регионов России.

В числе клиентов «Юков, Хренов и Партнеры», в основном, компании крупного и среднего бизнеса из разных отраслей: инвестиции, банковское дело, железнодорожные перевозки, топливно-энергетический комплекс, девелоперская деятельность, телекоммуникации.

В 2010 году руководством компании «Юков, Хренов и Партнеры» было принято решение о замене используемой в компании заказной биллинговой системы на готовый программный продукт — систему автоматизации деятельности компаний сферы профессиональных услуг ProjectMate.

О своем опыте перехода на новую систему и сотрудничестве с компанией «Авиком», разработчиком ProjectMate, рассказывают Ольга Гончарова, партнер «Юков, Хренов и Партнеры», и Антон Черняк, IT-директор компании.

«Оптимальной системой стал для нас ProjectMate»

— Предыдущая система была заказана и разработана специально под нас, — рассказывает Ольга Гончарова. — Однако по мере развития и роста организации возможности программы перестали удовлетворять масштабу бизнеса: через 2 года с момента начала использования системы стало очевидно, что она не справляется с возросшим потоком информации и не соответствует требованиям, которые мы к ней предъявляем.

В первую очередь, нас не удовлетворял большой объем «ручной» работы по выставлению счетов для клиентов. В результате встал вопрос: дорабатывать существующую программу с учетом новых требований или найти готовый программный продукт, удовлетворяющий им? Стоимость доработки системы была бы слишком высока, поэтому мы пошли по второму пути. В надежде на то, что наши потребности уже реализованы в готовом продукте, мы приняли решение о покупке системы, которая существовала бы на рынке ПО уже довольно долгое время.

Нам был необходим инструмент, который обеспечил бы быстрый и легкий ввод времени, удобство и простоту работы, а также максимально автоматизированную и настраиваемую работу по выставлению счетов.

— Компания-разработчик старой системы «не вытянула» проект и была вынуждена закрыть его, — уточняет Антон Черняк.— Мы начали поиски системы для биллинга, а с ней — и надежного партнера, известной компании, которая уже давно и достаточно успешно находится на рынке, чтобы не уйти с него через год-другой.

Нам был необходим инструмент, который обеспечил бы быстрый и легкий учет времени, удобство и простоту работы, а также максимально автоматизированную и настраиваемую работу по выставлению счетов. Это важно, ведь мы имеем большое количество клиентов из разных отраслей, а потому нельзя подготовить один универсальный вариант пакета отчетных документов для всех. Как раз здесь и необходима автоматизация в сочетании с гибкостью системы. В дополнение ко всему перечисленному, одним из основных критериев при выборе поставщика стала также возможность быстрого внедрения системы.

Уже имея опыт автоматизации своей работы, мы знали, чего хотим, и довольно просто сделали свой выбор в пользу системы ProjectMate. По сути, мы рассматривали три предложения, от одного из которых отказались практически сразу. Вторая из предложенных информационных систем требовала длительного процесса внедрения, однако, как я уже говорил, мы хотели этого избежать. Оптимальной системой по цене и функциональности стал для нас ProjectMate. Мы посчитали, что именно он будет для нас лучшим решением.

«Внедрение заняло всего один месяц»

Внедрение ProjectMate заняло всего один месяц. Стоит отметить слаженную, активную работу специалистов «Авикома» и сотрудников компании «Юков, Хренов и Партнеры», принявших участие в этом процессе.

— Сроки ставились довольно жесткие – всего месяц на полный переход, — продолжает Антон Черняк. — В нашей компании есть собственный IT-отдел, и мы решили, что нам это по силам. Совместно со специалистами «Авикома» мы настроили печатные формы основных документов. Специально под наши требования были доработаны некоторые функции системы – такие, как создание шаблонов печатных форм клиентских отчетов и актов. Параллельно с настройкой ProjectMate специалисты компании «Авиком» провели обучение сотрудников нашей фирмы. Для всех, кто не смог принять участие в семинарах «Авикома», мы проводили дополнительное обучение собственными силами.

Всего за месяц мы провели полный цикл работ по внедрению системы: перенесли все данные, обучили сотрудников, и, как по щелчку пальцев, произвели переход на новую систему.

Одной из первостепенных задач внедрения стал перенос данных из существующей на тот момент системы в новую. Не секрет, что от того, насколько безошибочно будут перенесены данные, во многом зависит то, с каким количеством ошибок придется столкнуться в будущем при работе с новой программой. Специалисты «Авикома» успешно произвели конвертирование содержащихся в старой системе данных нашей компании для последующего использования в ProjectMate.

Таким образом, всего за месяц мы провели полный цикл работ по внедрению системы: перенесли все данные, обучили сотрудников, и, как по щелчку пальцев, произвели переход на новую систему.

Последний день месяца сотрудники работали в старой программе, часам к 6-ти вечера было объявлено, что биллинг закрывается, а уже следующее утро компании началось с работы в ProjectMate. Вот так, за одну ночь, мы перешли на новую систему.

«Сотрудники быстро привыкли к работе в системе»

— В настоящее время мы активно используем ProjectMate, в частности, модули учета и биллинга времени, — отмечает Антон Черняк. — Очень нравятся функции просмотра календарей своих коллег и копирования уже созданных записей о времени. В случае если наши руководители не успевают вносить данные по возглавляемым проектам лично, система позволяет делегировать полномочия по вводу записей о времени одному из сотрудников компании или личному ассистенту партнера. Стоит сказать, что большим потенциалом обладают имеющиеся в ProjectMate функции CRM. Мы очень надеемся, что команда разработчиков «Авикома» будет продолжать развивать данный модуль.

Конечно же, у нас, как у пользователей, имеются и пожелания по функциональности системы – например, расширение возможностей работы таймеров, возможность ведения списков отсутствия сотрудников, просмотра распределения прав доступа между ними. Мы находимся в постоянном диалоге с сотрудниками «Авикома» и надеемся, что наши пожелания будут учтены при улучшении и разработке следующих версий программы.

Сотрудники быстро привыкли к работе в системе, мы никогда не слышали от них, что это сложно или неудобно. В случае возникновения каких-либо вопросов – например, с настройкой новых шаблонов финансовых документов, – мы всегда можем позвонить в службу технической поддержки продукта и получить необходимую консультацию. Саму работу поддержки компании «Авиком» мы оцениваем высоко – консультанты вежливые и работают очень четко. Так что у нас есть уверенность, что если возникнут технические трудности, нам обязательно помогут их преодолеть – раньше это было большой проблемой.

«ProjectMate успешно внедрен и работает. И это главное»

Очень многое зависит от того, насколько четко ведется биллинг, насколько вовремя идет выгрузка в правильные формы, и теперь, используя ProjectMate, мы близки к тому, что у нас есть уверенность в стабильности данных процессов.

— Касательно учета времени, сейчас, спустя некоторое время после смены системы, мы можем сказать, что стали учитывать больше мелких действий, — к примеру, несколько минут телефонного разговора. Таким образом, наш учет стал более точным, стало меньше потерь времени и больше эффективности, — утверждает Антон Черняк.

— Для меня, как для руководителя, важно видеть загруженность сотрудников: сколько человек занимается конкретным проектом и какие работы мы будем проводить, — подчеркивает Ольга Гончарова. — Теперь все это можно увидеть с помощью функций сортировки и фильтрации ProjectMate. Данные функции действительно удобны, они значительно облегчают управление проектами. Хотелось бы, чтобы их возможности становились все более широкими.

Очень многое зависит от того, насколько четко ведется биллинг, насколько вовремя идет выгрузка в правильные формы, и теперь, используя ProjectMate, мы близки к тому, что у нас есть уверенность в стабильности данных процессов.

Подводя итог, скажу, что у нас была конкретная задача, с которой мы справились ровно в тот срок, который запланировали. Все, что мы не смогли сделать сами, нам помогли сделать специалисты «Авикома». Результат достигнут, ProjectMate успешно внедрен и работает. И это главное.

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.