Сергей Стёпин, фирма «Юстина»: «Рекомендую внедрять ProjectMate всем нашим партнерам, коллегам по цеху и даже конкурентам»

Адвокатская фирма «Юстина» основана 25 марта 1992 года в Москве в форме товарищества юристов для оказания высококвалифицированных юридических услуг бизнесу.

Адвокатская фирма «Юстина» — это сплоченная профессиональная команда, обладающая традиционными и самыми передовыми правовыми технологиями, способная системно обслуживать любые коммерческие проекты. За время своего существования Адвокатская фирма «Юстина» зарекомендовала себя как надежный и эффективный партнер. Основу работы компании составляют доверительные начала, ответственность, индивидуальный подход к проблеме каждого клиента.

В 2009 году в «Юстине» было успешно завершено внедрение ProjectMate – системы автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги. О процессе выбора программы и о работе в ProjectMate рассказывает управляющий партнер, генеральный директор адвокатской фирмы «Юстина» Сергей Стёпин.

Компания «переросла» прежнюю систему

— Компания была создана в начале 90-х годов, когда в нашей стране только зарождалось такое понятие, как юридический бизнес. На первом этапе основной состав сотрудников нашей фирмы был представлен выпускниками юридического факультета Военного Краснознаменного института Министерства обороны, а также различных ведущих ВУЗов со специализацией в области права. В прошлой своей деятельности наши специалисты занимали такие должности, как военный прокурор, следователь, судья, руководитель юридической службы. В начале 90-х годов прошлого столетия в России активно развивалась экономика, появилось много коммерческих компаний, и наша адвокатская фирма одной из первых стала оказывать квалифицированную юридическую помощь молодому российскому бизнесу.

Нашими клиентами на сегодняшний день являются российские и зарубежные компании, а также крупные холдинги. В своей профессиональной практике фирма специализируется на представлении интересов клиентов в судах, консультировании клиентов, подготовке специализированных юридических заключений.

Уже на начальном этапе мы осознали необходимость внедрения программы управленческого учета. Сначала мы использовали внутренние разработки и создали собственную программу, которая в то время вполне нас устраивала. Но постепенно компания «переросла» имеющуюся систему учета, поскольку круг задач фирмы расширялся и усложнялся, и настал момент, когда эта программа перестала удовлетворять нашим растущим потребностям.

«Выбор новой программы управленческого учета был непростым»

Мы ни разу не пожалели о своем выборе, потому что ProjectMate – действительно классная система.

— Процесс поиска и выбора новой программы управленческого учета был непростым. Мы серьезно изучили рынок различных программных решений: рассматривались ERP-системы, российские и зарубежные решения, но ни одно из них не устраивало нашу фирму, так как англоязычные зарубежные программы – достаточно громоздкие и сложные для восприятия пользователей, а аналогичных российских систем на тот момент еще не существовало.

Когда появились первые конференции, семинары, посвященные юридическому бизнесу, мы стали принимать в них активное участие. К тому времени мы были наслышаны о системе ProjectMate от коллег, изучили сайт этого продукта, консультанты компании «Авиком» подробно и доступно рассказали о достоинствах ProjectMate – всё это упростило и ускорило принятие решения по выбору системы для нашей фирмы. Большую роль, безусловно, сыграл тот факт, что разработчики программы – наши соотечественники и хорошо понимают специфику российского юридического бизнеса. И мы ни разу не пожалели о своем выборе, потому что ProjectMate – действительно классная система.

«ProjectMate заменил нам десяток различных таблиц учета рабочего времени и бухгалтерскую программу»

— Профессия адвоката имеет свои особенности, одна из которых – равный профессиональный статус всех сотрудников бюро. Организация управления персоналом в нашей фирме – дело достаточно непростое. Но после внедрения системы ProjectMate в «Юстине» заметно улучшилась организация работ. С помощью программы, например, стало проще назначать исполнителей проекта, проводить выдачу заданий и поручений, а также контролировать весь процесс их исполнения. Работа адвокатов стала более прозрачной: теперь каждый сотрудник может видеть записи о времени своих коллег, что помогает координировать совместную работу. Также возросла достоверность и оперативность учета данных. ProjectMate позволяет более четко оценивать степень участия каждого юриста в проекте либо при выполнении конкретных заданий – например, при подготовке искового заявления, участия в судебном заседании. И понимание личного вклада сотрудника в совместный проект упрощает расчет гонорара каждому из адвокатов.

ProjectMate с успехом заменил нам десяток различных таблиц учета рабочего времени, которые велись в формате Exсel, а также бухгалтерскую программу. Шаблоны, имеющиеся в системе, позволили ввести единые стандарты в отчетных документах, предоставляемых клиентам. Таким образом, с помощью ProjectMate мы устранили разрозненность и многообразие отчетов в бюро.

«Эффект от использования ProjectMate виден на уровне всей компании»

Использование системы точного учета рабочего времени ясно показало ее очевидные преимущества в повышении эффективности работы всех категорий сотрудников компании.

— Как управляющий партнер фирмы, я вижу положительный эффект от использования системы на уровне всей компании. Во-первых, система позволяет объективно оценить эффективность каждого проекта, выручку по направлениям деятельности, видам юридических практик нашего бюро. Во-вторых, с помощью программы я, как руководитель, могу оперативно получать информацию о движении финансовых документов, видеть величину дебиторской задолженности компании. В-третьих, из системы удобно получать информацию о степени занятости сотрудников в проектах для более равномерного распределения индивидуальной нагрузки на каждого их них.

И хотя внедрение новой программы сначала вызвало некоторую настороженность со стороны наших адвокатов, дальнейшее использование системы точного учета рабочего времени ясно показало ее очевидные преимущества в повышении эффективности работы всех категорий сотрудников компании: от адвокатов до ассистентов руководителей. Система ProjectMate помогла дисциплинировать рядовых исполнителей, потому что их работа стала доступной для контроля руководством бюро.

«ProjectMate стал важной частью системы управления нашей фирмой»

Чем больше юристов будут использовать ProjectMate, тем успешнее будет складываться их профессиональная деятельность.

В силу молодости российского бизнеса многие потенциальные клиенты нашей фирмы не всегда знают, что оплата работы юриста почасовая. Стоимость услуг зависит от времени, затраченного на выполнение задания, и часовой ставки адвоката. Система ProjectMate помогла внести ясность в спорных вопросах оплаты за оказанные услуги, поскольку сделала процедуру биллинга прозрачной и понятной для клиентов. Программа помогает вести точный учет рабочего времени и узнавать объем выполненных работ, что очень важно для обоснованного выставления счетов, а это вызывает доверие клиентов к деятельности нашего бюро.

Программа ProjectMate стала важной частью системы управления нашей фирмой, и на сегодняшний день нам сложно представить без неё свою работу. Наладился операционный процесс оказания услуг в компании, освободилась часть полезного времени адвокатов и партнеров для выполнения других важных дел.

Более того, систему ProjectMate я с удовольствием рекомендую внедрять всем нашим партнерам, коллегам по цеху и даже конкурентам. На мой взгляд, система ProjectMate наиболее полно учитывает специфику работы российских юридических компаний и адвокатских фирм. И я считаю, что чем больше юристов будут использовать ProjectMate, тем успешнее будет складываться их профессиональная деятельность, а также будет развиваться весь юридический бизнес в целом».