Представителям компании «Exelon Corporation» пришлось перенести свою встречу с журналистами издания «Corporate Counsel», готовившими эту статью. «У нас проблема с одной из информационных систем юридического департамента» — прислала сообщение по электронной почте менеджер юридической информационной системы Тереза Бриттон. Система электронных платежных документов компании не выгружает счета в файлы административного программного обеспечения, а бухгалтерии необходима информация для закрытия годового баланса.
Спустя полчаса после внеплановой веб-коференции со специалистами службы поддержки информационной системы из Малайзии все было улажено. Так вкратце данный случай стал главным поводом для нашего последующего исследования состояния информационных технологий, обеспечивающих работу юридических департаментов. Всего несколько лет назад, на начальном этапе развития юридических информационных систем, юристы, работавшие в компании, были рады любому базовому набору программного обеспечения, предоставленному им специалистами департамента информационных технологий. Ведь веками они использовали в работе только перо, чернила и бумагу.
Теперь этого уже явно недостаточно. Современный судебный процесс требует новых способов для классификации и поиска информации. Обязательным атрибутом глобализации бизнеса стал громадный документооборот. В корпоративном бюджете предусмотрено ограниченное использование средств службы главного юрисконсульта на зарплаты юристов и постоянно изыскиваются новые варианты для значительного сокращения издержек департамента. Компаниям нужен положительный экономический и операционный эффект, которого можно достичь, используя такие информационные технологии, как управление календарными событиями, ведение справочников, электронные платежные системы, коммуникационные пульты, системы управления обработкой информации, базы данных и другое программное обеспечение, разработанное по специальным заказам клиентов. Работа юристов компании в свою очередь также зависит от информационных технологий: затрат на приобретение, обновление оргтехники и программного обеспечения, предусмотренных в бюджете; ввода в действие новых приложений; технической поддержки и обучения пользователей ПО. Эти вопросы теперь прочно заняли свое место в качестве темы для обсуждения с вечно недовольным директором юридического департамента любой компании.
Расторопные главные юрисконсульты уже сейчас занимаются поиском комбинации аппаратных и программных средств, которые учитывают уровень технической грамотности персонала департамента, а также организационную структуру и культуру организации. А в выигрыше оказываются те, у кого есть возможность привлечения технически смышленых специалистов для контроля за работой оборудования.
Отношение к информационным системам изменялось от «хорошо бы иметь» до ожидания появления новых справочно-правовых систем.
Важность информационных технологий не подвергается сомнению. Более 70 процентов из сорока опрошенных компаний, входящих в список 500 крупнейших по объемам продаж американских корпораций, ежегодно публикуемый журналом «Fortune», пользуются электронным репозитарием документов. Почти у 92 процентов есть собственный сайт и локальная корпоративная сеть. Юридические департаменты почти половины респондентов обязательным условием сотрудничества с юридическими фирмами считают наличие электронной системы взаиморасчетов. У 56 процентов из них в штате имеется специальный сотрудник, осуществляющий контроль над электронными запросами или отслеживание действий пользователей финансовых информационных систем. И хотя бы несколько юристов из 95 процентов опрошенных компаний пользуются смартфонами BlackBerry.
Однако специфика организации работы информационных систем юридических департаментов разных компаний обуславливает наличие широкого диапазона отличий. Например, на вопрос о численности специального IT-персонала в составе юридического департамента респонденты давали ответы в интервале от 0 до 100 человек. Такой результат не единичен. В своем последнем ежегодном исследовании Международная ассоциация юридических технологий города Остин выяснила, что две трети опрошенных компаний имеет в составе юридического департамента специализированную IT-группу, однако 93 процента пользуются корпоративным IT-обслуживанием юридических приложений и серверов.
Юридический департамент корпорации «Xerox» представляет собой один из крайних вариантов организационных структур. Имея в своем штате 120 юристов, работающих по всему миру, руководству компании пришлось искать способ централизованного обновления статуса состояния судебных дел для каждого рабочего места и формирования квартальных отчетов, предназначенных аудиторам. Поэтому по техническим условиям штатных аналитиков компании для юридического департамента была разработан пакет прикладных программ, причем IT-департамент в данном проекте не участвовал. «Аналитики понимали запросы юристов и, выбирая программный продукт, сотрудничали со сторонними разработчиками», — говорит Кевин Киркхофф, специалист по системному администрированию службы главного юрисконсульта.
Надо сказать, наше исследование вряд ли будет полезно для «средней» компании или получения готовых решений на все случаи жизни. В штатном расписании юридических департаментов одних компаний есть технические специалисты. В других корпорациях работники IT-департамента проходят специальное обучение для оказания технической поддержки специалистов службы главного юрисконсульта. В третьем случае вся IT-поддержка, в том числе и юристов, оказывается внешними консультантами.
Правовые системы в ожидании информационных технологий
Отношение к информационным системам изменялось от «хорошо бы иметь» до ожидания появления новых справочно-правовых систем. «Идя на встречу с федеральным судьей, у Вас должна быть возможность с чистой совестью сказать: ‘Это вся имеющаяся у нас информация, столько-то стоило нам найти ее, и столько-то времени это могло занять у Вас», — говорит Джейн Аллен, президент компании «Counsel on Call» («Советник по вызову»), оказывающей услуги временной юридической помощи.
Однако это всего лишь верхушка айсберга. Цель заключается в том, чтобы при выполнении работы затрачивать меньше усилий. Не меньше 15 лет корпорации в целом и юридические департаменты, в частности, горевали об отсутствии взаимосвязи между информационными технологиями и реальными потребностями бизнеса. Несмотря на то что в самый разгар экономического спада службы главного юрисконсульта оказались под огромным давлением необходимости сокращения затрат.
Цель заключается в том, чтобы при выполнении работы затрачивать меньше усилий.
Для достижения цели компании объединили совместные усилия юристов и технических специалистов, чтобы проанализировать потребности юристов, создать и/или купить программное обеспечение и обеспечить техническую поддержку пользователей.
Конечно, на каждом из вышеуказанных этапов приходится принимать решение о том, кто будет выполнять данную задачу. Вот в чем трудность. Нужно находить компромиссное решение в сложном сочетании правовых и технических знаний. Теоретически, любой этап работы может быть выполнен юридическим департаментом, IT-группой или третьей стороной.
Проведение анализа потребностей, возможно, является наиболее трудным аспектом, так как требует соблюдения баланса юридической и технической стороны задачи. Например, когда группа правовых специалистов компании «Agilent Technologies» занималась внедрением системы. отслеживающей патентную деятельность, часть юристов работала совместно со специалистами в области информационных технологий. Они определили технические условия, затем продолжили совместную работу над приложением, и в дальнейшем им пришлось работать в непосредственном взаимодействии.
Но такой способ сотрудничества никогда нельзя откладывать напоследок, на заключительный этап работы. «Раньше мы распоряжались только частью *своего+ времени, а сейчас нам приходится благоразумно использовать время всех участников проекта», — говорит старший вице-президент, главный юрисконсульт и секретарь «Agilent» Крэг Нордлунд.
Маленькие фирмы еще больше стеснены в имеющихся ресурсах. Общая штатная численность службы главного юрисконсульта Кена Мак Грау, исполнительного вице-президента информационной он-лайн компании «Zango», составляет пять человек. Имея инженерное образование, он сам занимается планированием всех материальных потребностей. Бюджет является для него одной из самых главных проблем. Учитывая размер своего департамента, он не может позволить себе выделения дополнительных человеческих ресурсов на данные цели, поэтому занимается планированием сам лично.
Наведение мостов
Даже используя прикладные программы, техническим специалистам и юристам очень трудно преодолеть языковой барьер, делающий их сотрудничество практически невозможным. По словам Мэри Мэк, технического консультанта фирмы «Fios», обрабатывающей электронные запросы, ее консультации сопровождаются «вспомогательным словарным обменом», чтобы точно определить суть запроса клиента и передать четкое и понятное задание в технический и юридический департаменты: «Запросы юристов ложатся на стол заказов технологов, так как технические условия являются начальной частью проекта».
Каждой компании приходится искать свой собственный способ для преодоления этого препятствия. В компании «Entergy» исполнительным вице-президентом, главным юрисконсультом и секретарем которой является Роберт Слоан, используется бюджетное и технологическое согласующее устройство, работающее без участия штатных юристов. Но Роберт знает о существовании ограничений для работы своего департамента.
«Я не считаю, что наша компания является достаточно передовой в техническом плане», — говорит он. – Мне уже довольно давно многие задают правильные вопросы и говорят о необходимости хорошего программного обеспечения. Установив любую информационную систему для повышения собственной компетенции и производительности, можно передать двух-трёх человек в штат департамента информационных технологий». Наличие надежных сотрудников в IT-департаменте помогло бы решать поставленные задачи.
Даже используя прикладные программы, техническим специалистам и юристам очень трудно преодолеть языковой барьер, делающий их сотрудничество практически невозможным.
В компании «Intel» около 20 IT-сотрудников, работающих полный рабочий день, закреплены за юридическим департаментом. Однако взаимодействие, как мы выяснили, не является единственным достаточным условием, к которому должны привыкнуть технические специалисты. «Еще два года, год и даже полгода тому назад у нас не было внутренней возможности выполнять предварительную защиту и сбор информации, если она имела отношение к судебной практике», — говорит Рассел Прайс, менеджер по согласованию и представлению юридической и IT-документации подразделения «Intel Information Risk & Security», в штате которого восемь IT-специалистов в области права. – С недавнего времени такая возможность появилась. Но так как мы не могли одинаково понимать и разговаривать на одном языке, полное взаимопонимание отсутствовало. Что было значительным препятствием, потому что IT-специалисты никогда раньше не занимались юридической работой».
Таким образом, юристы продолжали пользоваться услугами третьей стороны по обработке данных для представления электронных сведений. Но в целях улучшения понимания требований внутренних заказчиков-юристов, подразделение Рассела Прайса отправило нескольких технических специалистов на подготовку по специальности «помощник юриста» для приобретения знаний о том, чего ждут юристы от применения информационных технологий. Обучение открыло двери для демонстрации возможностей по поиску данных и дало понимание основных принципов работы департамента, став звеном системы заботы о сохранности данных, которая является функциональным эквивалентом учетной IT-записи. «Мы увидели возможность сокращения утечки информации на 90-95 процентов «, — говорит Прайс. Но это был итог двухлетних попыток.
В случае с обработкой электронных запросов компания «Intel» действительно проделала большую работу, но процесс кодирования событий не рассматривался. В некоторых случаях юридический департамент может выбрать приложение, имеющееся в готовом виде, возможно, с небольшими изменениями. В других случаях департамент может отдать предпочтение прикладной программе, сделанной полностью на заказ. Даже когда встает вопрос о том, какая из программ будет лучше, все зависит от конкретных условий, в которых работает компания. Фирме «Zango» под руководством Мак Грау для дальнейшего развития придется посмотреть на свою компанию со стороны, потому что ее резервы находятся просто не в области информационных технологий.
Что касается юридического департамента корпорации «Xerox», он действует как генеральный подрядчик собственной компании, приглашая для создания программного средства сторонних разработчиков. Частично это объясняется организацией работы всей компании в целом. «У нас в штате больше нет никакого департамента информационных технологий, занимающегося разработкой ПО», — заявляет Киркхофф. «Информационные технологии — это просто способ Авиком Бизнес Технологии | www.projectmate.ru | (495) 783 83 34 6 организации процесса управления». Его группа управляет процессом самостоятельно. Существующее программное обеспечение для управления документооборотом, DocuShare, разработано самостоятельно в корпорации «Xerox», однако работникам юридического департамента потребовалось время для адаптирования программного продукта, потому что еще три года назад «существовавшие интерфейсы файловых систем Outlook и Windows не отвечали требованиям пользователей». Продукту DocuShare пришлось доказывать свое право на существование. Только тогда юридическая группа дала свое согласие на использование программы и привлекла работников департамента информационных технологий для конвертации унаследованной системы в пакет программ. Всего одно дополнение для пакета, мы не ослышались? Да, департамент IT помог выполнить переход со старой аппаратной платформы на новую версию.
Минимизация потребности поддержки пользователей
После того как информационная система введена в действие, что еще может стать причиной для постоянного беспокойства юридического департамента? Ответ прост: техническая поддержка пользователей и поиск вариантов для уменьшения потребности в ней. В компании «Xerox» есть довольно опытный собственный персонал, а тот факт, что разработка и внедрение производится самостоятельно одной командой исполнителей, сокращает необходимость дополнительного обучения работников и потребность в ручном режиме настройки.
Хотя компания «Entergy» под руководством Роберта Слоана работает непосредственно со специалистами в области информационных технологий, там знают, что за текущие вопросы по технической поддержке юридического персонала отвечают штатные сотрудники департамента информационных технологий. Это не означает, что общение между ними всегда приятное. «Мне кажется, если бы я смог кое-что сделать… Я хотел бы иметь в штате департамента сотрудника, очень хорошо разбирающегося в информационных технологиях», — говорит он. Но при этом, Слоан может столкнуться с проблемой обоснования строки зарплаты сотрудника, занимающегося непрофильной деятельностью. Приходится принимать альтернативное решение, состоящее в том, что содержать эксперта IT в своем штате нельзя и обращаться за помощью нужно в департамент информационных технологий.
Компания «Agilent» пользуется услугами внешних специалистов из Индии для поддержки своей информационной системы, что раньше создавало некоторые проблемы для юридического департамента. «Качество предоставления услуг сторонними специалистами может стать проблемой, — говорит Нордлунд. – На другом конце телефонного провода могут находиться как хорошие специалисты, так и не очень». В настоящее время разочарования происходят реже, чем на заре аутсорсинга, несколько лет назад. В крайнем случае, больше половины юристов, работающих в компании Нордлунда, имеют инженерное образование и могут разрешить проблему самостоятельно. Но в этом случае техническая поддержка оказывается чрезмерно затратной, т.к. приходится оплачивать труд юристов, выполняющих работу IT-специалистов. Тем не менее, прием специальных работников для оказания технической поддержки не соответствует корпоративной стратегии компании «Agilent».
«Если для технического обслуживания каждой группы приложений нанимать отдельного специалиста, в итоге получится дисфункциональный набор компонентов, потому что существует очень много невзаимосвязанных программ», — говорит Нордлунд. «Теряется нить управления затратами на техническую поддержку, а в результате вы получаете ее больше, чем нужно. Если необходимость поддержки не может быть обоснована, мы от нее отказываемся».
В том случае, когда все процессы обслуживания выполняются сторонними компаниями, затруднения могут быть еще более значительными. В компании «Agilent» поняли это, потратив на год больше запланированного времени на реализацию части проекта, связанного с управленческим учетом на основе электронных запросов. Все произошло из-за того, что разработчики не смогли выполнить интеграцию программы с используемой правовой системой.
И снова все крутится вокруг двух тем, объединенных общей целью – надежным мостом, связывающим юриспруденцию и информационные технологии: как помочь юристам эффективно работать, сокращая при этом затраты на обеспечение их технической поддержкой.
Итак, общего решения не существует. Всем компаниям, пользующимся примерно одинаковыми принципами поиска общего языка между техническими специалистами и юристами, занимающимся подбором правильного сочетания системных ресурсов и минимизацией средств на обеспечение технической поддержки пользователей, приходится искать свой собственный путь. Это, пожалуй, единственное, что нельзя автоматизировать, и уж точно нельзя поручить выполнить сторонним специалистам.
Эрик Шерман, проживает в г. Колрэйн, штат Массачусетс, автор, часто пишущий на темы права и информационных технологий.
РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Увеличение расходов
Какие средства предусмотрены бюджетом юридического департамента на эксплуатационные расходы, связанные с информационными технологиями в этом году?
В среднем: $8 476 875. В среднем на одного работника: $202 095
Как изменились расходы по сравнению с прошлым годом?
В среднем: +39,8%. В среднем на одного работника: +0,3%
Бремя технологий
В 95% компаний работникам юридических департаментов предоставляют в пользование смартфоны BlackBerrys, при этом 55% работников ожидают, что им придется отчитаться об использовании устройства, когда потребует того руководство.
Технический контроль
Есть ли в Вашей компании специальный юрист или помощник юриста, ответственный за вопросы информационных технологий?
Да: 45%
Нет: 55%
Не знаю: 0%
Есть ли в штате юридического департамента Вашей компании специальный работник, независимо от того, как называется его должность (юрист, помощник юриста или администратор), который контролирует электронные запросы пользователей и/или отслеживает действия пользователей финансовых информационных систем?
Да: 56%
Нет: 26%
Не знаю: 8%
[fb_button]