ProjectMate публикует четвертую статью из серии «10 основных случаях, когда юридические фирмы теряют значительные суммы денег», и ее тема – «Плохо делегируем работу помощникам».
Случай №4. Плохо делегируем работу помощникам
Недостаточное использование труда помощников и секретарей влечет за собой огромные издержки – и это ошибка, которую совершают многие юридические фирмы.
Тенденция снижения расходов в юридических фирмах за последние несколько лет привела к сокращению сумм, выделяемых на помощников (ассистентов), очевидно для целей минимизации накладных расходов (оверхеда). Но вместо того, чтобы получить желаемый эффект, фирмы столкнулись с противоположным результатом – сокращением выручки юристов – потому что юристам приходится теперь тратить время на то, что должен делать помощник или секретарь.
Проблема заключается в том, что фирмы неэффективно используют труд помощников. Например, у партнера с годовым доходом в 1 миллион долларов личный помощник большую часть времени печатает и отправляет письма, когда он должен бы делать намного более сложную работу по подготовке шаблонных документов, организации рабочего дня юриста и так далее.
Некоторые юристы, практикующие в одиночку, даже склоняются к работе совсем без помощи ассистентов и секретарей (опять же, в бесплодной попытке снизить расходы). При ставке в $200 за час работы, практикующие юристы теряют весомую долю, иногда до 50% своего времени на работу, которую мог бы выполнять помощник или секретарь с оплатой в районе $25 за час.
[responsive]
[/responsive]
Решение
Делегируйте
Извлекайте максимальную выгоду из принципа «работы с рычагом». Спускайте больше работы на самый нижний уровень, на котором она только может быть качественно выполнена. Определите, что вы должны делать лично, как юрист, и делегируйте всю остальную работу ассистентам.
Чем шире ваша практика, тем больше вы нуждаетесь в квалифицированных помощниках. У высококлассного юриста в сфере недвижимости, например, вполне могут быть четыре ассистента и два секретаря. Индивидуально практикующие юристы должны иметь, как минимум, одного опытного секретаря/ассистента. А для фирмы, где трудится от семи до десяти юристов, лучше нанять дополнительно офис-менеджера.
Развивайте и отлаживайте бизнес-процессы
Для более эффективного использования труда помощников создавайте стандарты, разрабатывайте бизнес-процессы и методологии выполнения тех или иных работ. Если в вашей фирме секретарь отвечает на все входящие звонки, то подумайте, как вам хотелось бы, чтобы на них отвечали? Если вы диктуете секретарю документы, то создайте для него шаблоны, которые он будет заполнять под диктовку.
Через неделю мы расскажем о случае №5 «Не автоматизируем подготовку отчетов».
[fb_button]