Компания VISTA Foreign Business Support: 10 лет вместе с ProjectMate

[box style=»1″]В сентябре 2014 года исполнилось 10 лет с момента внедрения системы ProjectMate самым первым клиентом, компанией VISTA Foreign Business Support. Помимо ProjectMate, в фирме пользуются также услугами АВИКОМа по IT-аутсорсингу.
О своем взгляде на более чем 10-летнюю работу с системой ProjectMate, об опыте наведения порядка в бизнес-процессах и инфраструктурной составляющей и о сотрудничестве с компанией АВИКОМ по направлению IT-аутсорсинга рассказывает управляющий партнер компании VISTA Андрей Беженар.
Читать статью в PDF   Скачать архив статьи (zip)[/box]

«Мы надеемся, что входим в число лидеров в области миграционного права в РФ»

Компания VISTA Foreign Business Support была создана в феврале 2003 года с целью оказания юридических услуг для иностранных компаний и их иностранных сотрудников в России. У ее истоков стоял один из нынешних Управляющих партнеров компании, Тимур Беслангуров. Именно он принял самое активное участие в становлении и развитии этого бизнеса.
В 2004 году, когда бизнес прошел начальный этап становления, появились постоянные клиенты и стало понятно, что бизнес может ждать дальнейшее успешное развитие, команда партнеров задумалась о следующих шагах в строительстве компании, девизом которой с момента создания является фраза “There is no excuse for not being perfect!” (Нет никаких оправданий, чтобы не быть совершенными).
«Совершенством» внутренних административно-финансовых процессов занялся Андрей Беженар, который был приглашен в компанию в 2004 году. «Когда я пришел в компанию, я начал разбираться с существовавшей на тот момент ситуацией и очень скоро мы с партнерами пришли к мнению, что в компании необходимо менять существующую систему учета оказываемых услуг, внедрять систему учета рабочего времени и бюджетирования.
В результате поисков возможного поставщика такой системы мы познакомились с компаний АВИКОМ, которая предложила нам свой продукт, систему ProjectMate» – вспоминает Андрей Беженар. «С того времени началось наше плодотворное сотрудничество. Наша компания развивается, и мы надеемся, что сейчас входим в число лидеров в области миграционного права в РФ. Глядя на список наших клиентов, я думаю, нам есть чем гордиться. И я абсолютно убежден, что заслуга в этом есть в том числе и команды АВИКОМ».

«Задача, которую мы ставили перед собой – наведение порядка»

Путь к «совершенству» в административно-финансовых вопросах мы начали с элементарного «наведения порядка» в области учета рабочего времени наших сотрудников. Начинали мы практически «с нуля» – до внедрения в компании системы ProjectMate, никакого учета рабочего времени у нас не было.
Рассматривая программные продукты, которые предлагались на тот момент западными компаниями, в VISTA понимали, с одной стороны, что они не очень подходят: прежде всего, потому что в них нет русского языка, а значит, необходимо будет решать проблемы с переводом всей выходной финансовой документации, которая должна быть на русском языке по требованию российского законодательства.
«С другой стороны, цены на эти программы, тем более в первой половине 2000-х, были для таких небольших российских компаний, как наша, довольно высокими. Мы решили посмотреть, что есть в России, и наши поиски в интернете буквально через пару ссылок привели нас к ProjectMate. Мы встретились с генеральным директором компании-разработчика, Евгением Байдаковым, сразу нашли взаимопонимание в вопросах наших целей и возможностей предлагаемой АВИКОМ системы и очень быстро приняли решение о начале работы», – комментирует Андрей Беженар свой выбор.
Наведение порядка – это внутренняя работа, и ее результаты, как правило, видят не клиенты, а собственники компании и люди, которые в ней работают. Но VISTA, когда начинала работать с ProjectMate, ставила задачу, чтобы порядок, который царит внутри компании, ощущался в том числе и ее клиентами. Этого можно было достичь лишь одним единственным способом: через выходные документы, которые подготавливаются с помощью ProjectMate, – это счета, акты, вся финансовая документация. «Мы неоднократно слышали от наших клиентов, что наши документы – лучшие, которые они когда-либо видели среди всех своих поставщиков, – говорят в VISTA, – Как минимум 50% заслуги в этом – ProjectMate».

«То, что было до ProjectMate, я называю работой на коленке»

«Во время внедрения ProjectMate в нашем бизнес-процессе пришлось все перестроить с ног на голову, – отмечает Андрей Беженар, – Люди очень сильно сопротивлялись. Многие из тех, кто был на тот момент в компании, ушли, в том числе потому, что мы внедряли новые методы работы в вопросах учета времени работы сотрудников. Но жизнь показала, что мы были правы. То, что было до ProjectMate, я называю работой на коленке: не было систематизации, очень много было даже не просто потерь времени на ненужную работу, а даже и финансовых потерь. Я до сих пор, теперь уже с улыбкой, но не тогда, вспоминаю пример, когда совершенно случайно в ящике у одного из сотрудников обнаружил счета, которые тот забыл отправить клиенту». Такая вот у нас была «система».
До ProjectMate каждый сотрудник VISTA сам оказывал услуги, сам составлял финансовую документацию, он же отправлял ее клиенту и уведомлял об этом бухгалтера компании. «В начале становления компании такая «система» имела право на существование, но со временем стало понятно, что долго так продолжаться не может, если мы хотим расти, – комментируют в компании, – Одно дело, если у вас в команде 3-4 сотрудника и 10-20 клиентов, и другое, когда у вас несколько десятков сотрудников и несколько сотен клиентов, а мы пришли к этим цифрам уже в начале 2005 года. И мы начали менять сложившуюся систему».
Чтобы понимать, что мы хотим от системы автоматизации учета рабочего времени и оказанных услуг, прежде всего в компании все «выходные документы» будущей системы сделали на бумаге: калькуляции, акты, счета – что-то в MS Word, что-то в MS Excel. «ProjectMate на тот момент не отвечал всем нашим интересам, но мы нашли с Евгением Байдаковым общий язык с самого начала, – отмечает Андрей Беженар, – Мне очень понравилось то, что команда разработчиков готова вносить изменения в свою программу ProjectMate, готова подстраиваться, расти и развиваться вместе с нами. В результате такого сотрудничества я могу сказать, что в настоящий момент ProjectMate практически на 100% удовлетворяет наши потребности».

«Мы приходим порой к компании АВИКОМ за решениями, которые никто в России еще не внедрял»

VISTA большое внимание уделяет выстраиванию системы, технологиям, инфраструктурной составляющей. Отвечая на вопрос о второй составляющей сотрудничества с компанией АВИКОМ, IT-аутсорсинге, Андрей Беженар говорит: «Я смотрю на развитие нашей компании, на развитие компании АВИКОМ и на развитие наших отношений и вижу, что у нас есть четкое взаимопонимание. Мы приходим порой к компании АВИКОМ за решениями, которые никто в России еще не внедрял, или же кто-то внедрял, но опыта не так много, чтобы можно было с уверенностью прогнозировать результаты. Но все то, что мы внедрили с компанией АВИКОМ, мне очень нравится, и особенно то, как сейчас у нас организован бизнес-процесс с точки зрения IT-технологий. И нравится, какое участие в решении наших задач принимает АВИКОМ».
Больше полутора лет часть сотрудников VISTA работают удаленно (читать – из дома). В компании говорят, что давно мечтали прийти к этому, поскольку считают, что юридическая фирма – это не производство и не завод, где человек волей-неволей «привязан» к находящемуся на территории завода станку: «Мы работаем в Москве, где многие люди, которые живут в спальных районах, а кто-то даже за Московской кольцевой автодорогой, вынуждены тратить по 2 часа с утра на дорогу в офис и 2 часа вечером обратно. Это дало нам понимание того, что если человек готов работать без того, чтобы над ним кто-то стоял с палкой, то он может работать и из дома. И наша задача как компании – дать ему такую возможность». Такое техническое задание VISTA поставила перед компанией АВИКОМ, и хотя на тот момент у компании АВИКОМ не было опыта подобного внедрения, проект был запущен, и сколько-нибудь серьезных проблем технического характера не возникло ни в ходе его реализации, ни в конечном результате.
«Мы полностью довольны тем, чего достигли, и я уверен, если сейчас нам потребуется расширение штата, то у нас не будет никаких проблем, потому что система отлажена, – комментирует Андрей Беженар, – Мы можем хоть завтра в два, в три, в четыре раза увеличивать количество персонала. Мне очень нравится, что у нас есть такая возможность».

«Самое лучшее, что мы можем сделать – говорить производителю о том, чего бы нам хотелось»

За 10 лет сотрудничества, благодаря совместной работе и общению с VISTA команда АВИКОМа многому научилась. В первую очередь это касается выстраивания отношений с клиентами. Но случались и ошибки. Одна из них связана с ProjectMate, когда в начале сотрудничества программа стала работать очень медленно из-за особенностей архитектуры, которая впоследствии была перестроена. А вторая серьезная неполадка произошла с почтовым сервером, когда инженерам АВИКОМа пришлось до утра его восстанавливать.
Комментируя это, Андрей Беженар говорит: «Да, сложности есть, но я бы не сказал, что это прямо уж омрачает наше сотрудничество, это всего-навсего точка роста. Ваша услуга, ваша программа, ваш сервис устраивает меня почти на 100%. Да, хотелось бы, чтобы все было на 100%, но я прекрасно понимаю, что Ваша программа – это все же не индивидуальный продукт. Если вы придете в мастерскую, где будут шить костюм под вас, то, наверное, его сделают на 100% устраивающим вас, но в то же время вы должны понимать, что цена его будет гораздо выше, нежели в магазине, где портной просто подгонит под вас этот костюм. Поэтому самое лучшее, что мы можем сделать – это в принципе говорить производителю о том, чего бы нам хотелось. И если нас действительно ценят, то будут идти нам навстречу, добавлять какие-то аспекты в свой продукт, что и происходит с ProjectMate, и чем я очень доволен».
[fb_button]

Мы собираем файлы cookies, чтобы улучшить этот сайт. Продолжая работу, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
ПринятьПодробнее

Соглашение

  • 0. Введение
  • 1. Собираемая информация
  • 2. Условия предоставления информации третьим лицам
  • 3. Защита информации
  • 4. Ограничения ответственности

0. Введение

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.