Аналитические отчеты
В прошлых двух статьях был рассмотрен принцип отбора времени на реализацию по образу воронки, а также критерии, по которым записи либо проходят отбор, либо отсеиваются. В этой статье мы рассмотрим аналитические средства ProjectMate, помогающие количественно оценивать параметры процесса учета времени и принимать управленческие решения.
Весь процесс учета времени можно представить как некий конвейер, на каждой ступени которого происходит продвижение записей на следующую ступень воронки либо их исключение из реализации. В таблице ниже каждая из ступеней «конвейера» представлена как стадия процесса учета времени.
Таблица. Стадии учета времени и сопутствующие категории времени
Как можно видеть, для каждой из стадий присущи свои категории времени, находящиеся как внутри, так и вне воронки реализации. Остановимся на каждой из стадий более подробно.
1. Первичный учет времени
На первой стадии необходимо стремиться вести полный и точный учет всего рабочего времени, с тем, чтобы все нужные записи по коммерческой деятельности вносились в систему и поступали в счета для оплаты, а записи по некоммерческим проектам создавали полноценный аналитический «фон». Количество неотмеченного времени на уровне компании/подразделения можно быстро получить при помощи отчетов Виды деятельности и Участие в проектах.
Оценить общее качество учета времени для каждого сотрудника также позволяет средство ProjectMate «Таймшит», доступ к которому можно получить из «Журнала» выбором пункта меню Действия > Создать таймшит.
Таймшит ProjectMate
2. Первичная обработка записей
На этапе планирования и согласования рабочего времени в «Журнал» системы вносятся черновые записи о времени, назначаются встречи, планируются судебные заседания и т.д. По прошествии своей назначенной даты все они должны перейти в одно из состояний действительной записи: черновики должны быть отправлены на утверждение, встречи – завершены и т.д.
Помочь в обнаружении записей, требующих подобного вмешательства призван отчет «Контроль временных потерь». В разрезе исполнителей он отображает черновые и отправленные на доработку записи о времени, а в разрезе организаторов встреч перечисляются незавершенные встречи.
Данный отчет используется для повышения дисциплины учета времени и помогает принять решение о переводе недействительных записей в действительное состояние, либо об их удалении.
3. Утверждение записей
Утверждение записей затрагивает руководителей проектов. Основным инструментом для решения этой задачи является текущие представления «Журнала» «Общий календарь – Время для утверждения» и другие.
Текущее представление «Общий календарь – Время для утверждения»
Упоминавшийся ранее отчет «Контроль временных потерь» также сигнализирует руководителю проекта о наличии неутвержденных записей о времени и подсчитывает их общее количество. Кроме того, следующие отчеты позволяют отследить разницу между отмеченным и учтенным временем в различных разрезах:
4. Анализ коммерческая/некоммерческая деятельность
Совокупность утвержденных записей о времени содержит в себе информацию как о коммерческой, так и о некоммерческой деятельности компании. В рамках некоммерческих направлений отличие между внутренней, инвестиционной и другой деятельностью определяется на основе типа проекта: «Внутренние работы», «Развитие бизнеса», «Обучение» и т.д.
Анализ такой информации позволяет оценить реальное положение дел в распределении ресурсов компании, и при необходимости, скорректировать текущие приоритеты. Следующие отчеты акцентируют внимание на данной проблематике:
- Время сотрудника за период
- Фактическая загрузка сотрудника за месяц
- Время сотрудников за период / по видам деятельности
- Время по видам деятельности и по подразделениям
- Время в проектах по сотрудникам – время по коммерческим и некоммерческим проектам по всем категориям
- Сводный отчет по компании – совокупное время сотрудников компании по различным типам проектов (коммерческим и некоммерческим)
Утилизация времени
Далее, на основе совокупности записей по коммерческим проектам появляется возможность оценить показатели утилизации времени. Перечисляемые ниже отчеты позволяют отобразить абсолютные величины утилизации. Однако больший интерес представляет относительный анализ в разрезе утилизация/реализация и получение происходящего от этого сравнения показателя эффективности. Этот вопрос подробнее рассматривается ниже в заключительных разделах «Включение в финансовые документы» и «Анализ эффективности».
- Время сотрудников за период / по проектам
Следующие два отчета, прежде всего, служат для оценки эффективности утилизации времени:
5. Выявление оплачиваемых записей
Принадлежность к категории оплачиваемого времени или непроизводственных издержек определяется по состоянию флага «К оплате» на карточке записи о времени в коммерческом проекте. Установленный флаг означает оплачиваемую деятельность, отсутствие флага свидетельствует о том, что оплата со стороны клиента не предполагается.
Примечание: неоплачиваемые виды деятельности по умолчанию относятся к непроизводственным издержкам, подробнее см. статью «Виды деятельности и типы затрат»
Карточка записи о времени: поле «Длительность» (1); флаг «К оплате» (2); длительность записи «К оплате» и рассчитанная стоимость записи (3)
Следующие отчеты позволяют анализировать накапливаемые объемы времени «К продаже» относительно других категорий времени.
- Время и выручка по проектам – сравнение учтенного времени, времени «К продаже» и реализации в разрезе различных проектов для группы сотрудников.
- Время сотрудника за период, Время сотрудников за период – сравнение учтенного времени, времени «К продаже» и реализации за определенный период.
Непроизводственные издержки
Записи о времени по коммерческим проектам, для которых флаг «К оплате» не установлен, образуют категорию непроизводственных издержек, их объемы напрямую приводятся в отчете Время по видам деятельности и по подразделениям.
6. Коррекция оплачиваемых записей
Нередко возникает необходимость изменять длительность затраченного на оказание услуги времени (а, следовательно, и цену услуги), которая будет фигурировать в выставляемых счетах. В ProjectMate для этого можно напрямую изменить значение поля «К оплате», которое и будет отображаться в финансовых документах.
Таким образом, категория «К оплате» отражает потенциально реализуемый объем времени, в случае включения всех формирующих её записей в финансовые документы. Количество времени «К оплате» для разных критериев анализа можно найти в следующих отчетах:
- Время сотрудника за неделю, Время сотрудников за неделю – общее количество времени «К оплате» за каждый день недели для одного сотрудника или для группы сотрудников.
- Время сотрудника за месяц, Время сотрудников за месяц – общее за месяц количество времени «К оплате» для одного сотрудника или для группы сотрудников.
- Отчет по центрам затрат – анализ количества времени «К оплате» в разрезе центров затрат.
- Стоимость услуг – данные о времени «К оплате» и складывающаяся на его основе стоимость услуг по выбранному проекту.
7. Включение в финансовые документы
Заключительной стадией учета времени является процесс включения записей в финансовые документы. По прошествии установленных в компании финансовых периодов время «К оплате» должно отобразиться в счетах клиентам, в противном случае записи должны быть отнесены на непроизводственные издержки.
Как упоминалось выше, отнесение к непроизводственным издержкам осуществляется при помощи снятия флага «К оплате». В ProjectMate могут использоваться сценарии автоматического выполнения данной операции.
Активация сценариев автоматического снятия флага «К оплате» в общих параметрах системы
Для этого в параметрах системы предусмотрена возможность активировать снятие флага при определенных операциях с калькуляциями. К таким операциям относятся действия, в результате которых часть записей о времени остается вне текущего документа (см. рисунок выше, подробнее работа с данными сценариями описана здесь).
а) 
б) 
Диалоговое окно (а), возникающее при утверждении калькуляции, в линиях которой фигурирует только часть от совокупности записей о времени за рассматриваемый период (б). Информационное поле внизу окна (б) обращает внимание пользователя на уже имеющие в проекте объемы непроизводственных издержек.
Например, на рисунке выше отображена ситуация, при которой не все записи о времени за период составления калькуляции включаются в финансовый документ. В таком случае на этапе добавления линий калькуляции напротив исключаемых записей не устанавливаются флаги. Соответственно, на этапе утверждения калькуляции система предлагает отнести эти записи к непроизводственным издержкам.
Данному аспекту также посвящен отчет Реализация будущих периодов позволяющий определить объемы времени «К оплате», которое не было включено в финансовые документы по прошествии установленного финансового периода. За сотрудником остается принятие решения о переносе сроков реализации данных записей, либо об их отнесении к непроизводственным издержкам.
Анализ эффективности
Возникающие на заключительном этапе данные о соотношении объемов утилизации и реализации времени дает возможность анализировать эффективность деятельности по коммерческим проектам. Эффективность реализации определяется как процентное отношение объемов реализации и утилизации времени. В параметрах системы может быть установлено нормативное значение данного показателя – норматив эффективности, по умолчанию он равен 85%.
Указание норматива эффективности в параметрах системы
Следующие отчеты ProjectMate отображают объемы реализации времени, позволяют анализировать эффективность и отклонение данного параметра от норматива:
- Анализ продажи времени по сотрудникам – подробный отчет по всем вышеуказанным показателям
- Время и выручка по проектам – объемы как реализации времени, так и выручки по проектам
- Время сотрудника за период
- Время сотрудников за период / по проектам
- Отчет по центрам затрат – реализация времени в разрезе центров затрат
- Эффективность сотрудника – данный отчет также отображает среднюю ставку сотрудника
- Эффективность продаж по клиенту – данный отчет также отображает средние ставки по клиентам