ТОП-10 случаев, когда юридическая фирма теряет деньги.Случай №3. Не уходим от бумажного документооборота

 

ProjectMate рассказывает о 10 основных случаях, когда юридические фирмы теряют значительные суммы денег, и о способах избежать их. Сегодняшняя статья – о случае №3: “Не уходим от бумажного документооборота”.


 

Случай №3. Не уходим от бумажного документооборота

После нескольких лет опыта работы с электронными системами хранения документов юридические фирмы убеждаются, что содержание офиса с бумажным документооборотом обходится намного дороже.

Представьте себе стандартных размеров офисный картотечный шкаф для хранения документов с четырьмя выдвижными ящиками. Он стоит порядка $900. И занимает около 0,7 кв. м. офисного пространства (обычно он 0,6 м в ширину и 0,5 м в глубину и требует еще 0,5 м оставить свободными для выдвигания ящика). Поэтому у вас появляются расходы на покупку или аренду офисного пространства, где будет стоять этот шкаф, плюс вам нужно оплачивать электричество, налоги, уборку и другие расходы на содержание офисной площади. В дополнение, если вы используете бумагу, сюда добавляются расходы на принтер плюс стоимость расходных материалов.

Теперь представьте офис без бумажного документооборота. Жесткий диск на 100 ГБ стоит меньше $50 – и его больше чем достаточно на весь ваш офис. (Всего 2 ГБ нужно, чтобы хранить информацию из целого картотечного шкафа с четырьмя выдвижными ящиками).

Для небольшой фирмы из двух юристов, одного помощника юриста и административного менеджера в офисе без бумажного документооборота достаточно одного шкафа с двумя ящиками для хранения всех документов по текущим делам клиентов. После того, как работа закончена, все документы сканируются и попадают в электронную систему документооборота, где ни один файл не потеряется.

После расставания с копировальным аппаратом фирма экономит еще $220 в месяц, которые раньше тратились на лизинг копира. Кроме того, исчезают расходы на архивное хранение и утилизацию документов.

Резервное копирование документов

«Но что, если произойдет компьютерный сбой?» – переживают сторонники бумажного документооборота. «А что, если ваш офис сгорит дотла?» – резонно замечают в ответ приверженцы электронного документооборота. Конечно, резервные копии документов сами собой не появятся. Но как только вы перешли на электронный документооборот, начать использовать надежную систему резервного копирования будет очень просто.

Наличие электронных копий и регулярная синхронизация файлов защищают фирму, отказавшуюся от бумажного документооборота, существенно больше, чем бумажные копии документов.
[responsive]

[/responsive]

Решение

Избавляйтесь от бумажного документооборота. И вот то, что вам для этого понадобится:

Хорошие компьютерные мониторы

Страх перед технологиями обычно препятствует переходу юристов на электронный документооборот. Вам нужно преодолеть внутренний барьер, чтобы воспринимать документы с экрана. Некоторые юристы используют два монитора, чтобы работать с несколькими документами на экране, не распечатывая.

Сканер

Используйте сканер, чтобы переводить все бумаги в электронный вид. Одного хорошего сканера будет достаточно для небольшого или средних размеров офиса.

Специализированные программы

Для эффективной работы с электронными документами существуют специализированные программы – они позволяют вести электронные архивы, пользоваться поиском по тексту документов, полноценно работать с файлами. Убедитесь также, что на ваших компьютерах стоит полная версия программы Adobe Acrobat (не только Reader).

Через неделю мы расскажем о случае №4 «Плохо делегируем работу помощникам».

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.