Николай Бойков, юридическая фирма «НБ Консалтинг»: «Работать без ProjectMate – все равно, что вместо использования систем по законодательству смотреть «Российскую газету»

Фирма «НБ Консалтинг» (Екатеринбург) работает на российском рынке юридических услуг с 2001 года. Замысел ее основателей – Николая Бабушкина и Николая Бойкова – заключался в том, чтобы создать компанию западного типа, ориентированную, прежде всего, на оказание юридических услуг в сфере внешнеэкономической деятельности: сопровождения российских проектов за границей и зарубежных проектов в России. Но по мере развития бизнеса число практик увеличивалось, и постепенно «НБ Консалтинг» превратился в юридическую фирму полного профиля.

Еще на этапе формирования структуры и стратегии будущей компании было принято решение использовать почасовой биллинг в качестве основного принципа взаиморасчетов с клиентами. (Отметим, что в России начала 2000-х годов такой подход был крайне непопулярен.) Причем партнеры прекрасно понимали, что для реализации этой идеи необходимо с самого начала вести учет времени. Николай Бойков, партнер «НБ Консалтинг», рассказывает о своем опыте учета времени, автоматизации процесса биллинга и внедрения в юридической фирме системы ProjectMate.

Эволюция автоматизации в «НБ Консалтинг»: Excel → CRM-система → ProjectMate

― Первым нашим шагом по организации учета времени стало создание файла в формате Excel, с которым мы прожили года три. Конечно, учитывать время в Excel не очень удобно, но в начале 2000-х годов не было никакой информации о российских системах для автоматизации юридических фирм. А иностранные системы, помимо очевидной дороговизны, имели и еще один серьезный недостаток – отсутствие локализации.

ProjectMate несоизмеримо больше подходит для наших целей, чем CRM-система, поскольку создана именно для организаций, оказывающих профессиональные услуги.

С MS Excel мы перешли на CRM-систему, с которой проработали тоже около трех лет. Но CRM-система – не совсем то, что нам требовалось: она не была «заточена» под наши цели, не позволяла планировать и учитывать оказание услуг на почасовой основе. Половина денег, выплаченных поставщику этой CRM-системы, была потрачена на адаптацию программы к потребностям нашей фирмы – разработку необходимых нам функций и отчетов для составления внутренней статистики и организации процесса биллинга. Но, несмотря на все усилия, CRM-система так и не стала полностью соответствовать специфике «НБ Консалтинг».

В 2007 году на одной из юридических конференций мы познакомились с генеральным директором компании «Авиком» Евгением Байдаковым и его заместителем Андреем Нужиным. Они рассказали нам о системе ProjectMate, и мы ею заинтересовались. Вскоре после конференции Андрей приехал к нам офис, продемонстрировал возможности программы – и мне стало понятно, что ProjectMate несоизмеримо больше подходит для наших целей, чем CRM-система, поскольку создана именно для организаций, оказывающих профессиональные услуги.

«Авиком» дал нам возможность использовать систему ProjectMate в тестовом режиме в течение нескольких месяцев, после чего мы приняли решение о ее покупке.

«CRM-система не предоставляла нам тех возможностей, которые дает ProjectMate»

― Еще до ProjectMate мы смогли оценить, что учет часов в автоматизированной системе – вещь хорошая и дает результаты. Внедрив CRM-систему, мы стали учитывать время более полно, чем в Excel: ведь в Excel неудобно работать в режиме онлайн, и юристы, как правило, фиксировали время на бумаге, а в файл учета времени данные переносили в конце месяца. Задачи при этом укрупнялись, время округлялось, и возникала такая ситуация: вроде бы понимаешь, что работа должна стоить дороже, но при отсутствии четких, формализованных критериев сложно объяснить это клиенту.

Учитывать время в ProjectMate гораздо удобнее, поэтому количество учитываемых часов увеличилось.

Таким образом, CRM-система позволила нам осознать, что применение специализированных программ – это очень большое подспорье. Но CRM-система не предоставляла нам тех возможностей, которые дает ProjectMate: учитывать время в ProjectMate гораздо удобнее, поэтому количество учитываемых часов увеличилось. ProjectMate – более гибкая система, и она соответствует нашим потребностям.

Плюс я не могу сказать, что ProjectMate – чрезвычайно дорогое решение. Мы остались довольны соотношением «цена-качество». Впрочем, вопрос стоимости был для нас вторичен: мы понимали, что система автоматизации окупается, приносит деньги. Главным для нас было удобство работы в программе. И мы остановили свой выбор на ProjectMate.

«Не представляю, как можно работать без ProjectMate»

― Специального обучения мы не проводили, осваивали систему самостоятельно. Первое, чему пришлось обучить всех сотрудников «НБ Консалтинг», – это внесение всех записей о времени и затратах. В принципе, ProjectMate интуитивно понятен, однако все новое неизбежно порождает вопросы и противоречия. Были жалобы на сложность, но мы объяснили нашим коллегам, что это намного более гибкая система, чем прежняя: можно учесть любую работу, включая сверхурочную, задать какие угодно временные интервалы и, самое главное, программу проще администрировать. Так что весь коллектив отнесся с пониманием.

Сейчас у меня есть сотрудники, которые достаточно хорошо владеют системой: создают проекты, прайс-листы. А кто-то умеет заносить только записи о времени и затратах – и ему этого достаточно. В случае возникновения вопросов всегда можно обратиться к более подкованному коллеге – так информация распространяется по офису.

Теперь мы непосредственно из ProjectMate можем печатать счета, акты, калькуляции со ссылками на все необходимые документы. Во-первых, это экономит время, а во-вторых, и выглядит солидно.

Результатом внедрения ProjectMate мы довольны. Сотрудники «НБ Консалтинг» ежедневно пользуются такими возможностями системы, как планирование и учет времени, внесение записей о затратах, базу контактов, хранение документов в модуле «Документооборот». С внедрением «1С» начали использовать функцию синхронизации ProjectMate с «1С».

Мне ProjectMate помогает в управлении. Я каждый месяц смотрю отчеты о выставленном и по каким-то причинам не оплаченном времени. Эта аналитика помогает мне планировать текущую деятельность и позволяет делать организационные выводы: где-то что-то улучшить, на чем-то акцентироваться. Кроме того, отчеты о выставленном клиентам времени помогают при решении вопроса о премировании сотрудников.

Есть позитивные изменения и во взаимодействии с клиентами – появились красивые отчеты готового вида. В CRM-системе, которая раньше использовалась в нашей компании, ничего подобного не было. А теперь мы непосредственно из ProjectMate можем печатать счета, акты, калькуляции со ссылками на все необходимые документы (договор, наименование покупателя и т.д.). Для нас это важно. Во-первых, это экономит время, а во-вторых, и выглядит солидно. Красиво оформленные документы – в некоторой мере, атрибут успешной юридической фирмы, такой репутационный момент.

Сейчас я уже не представляю, как можно работать без ProjectMate. Это все равно, что вместо использования справочных систем по законодательству ходить в библиотеку и смотреть «Российскую газету».

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.