Гид по тайм-менеджменту для юридических фирм: 7 простых шагов, которые сделают работу с почтой более эффективной

ProjectMate заканчивает серию публикаций о тайм-менеджменте для юристов статьей об эффективной работе с потоком почты.


7 простых шагов, которые сделают работу с почтой более эффективной

Если вас «сносит» непрерывным потоком электронных писем, любые попытки увеличить продуктивность работы будут быстро сводиться на нет, пока вы не выстроите хорошую систему управления электропочтой.

О том, как это сделать, и о полезных хитростях, которые сэкономят уйму вашего времени, читайте в сегодняшней статье из серии «Гид по тайм-менеджменту для юридических фирм».

Шаг 1. Проверяйте почту реже

Отключите автоматическую проверку новых писем и обновляйте свой почтовый ящик так часто, как вам комфортно, например, три раза в день или только после завершения задачи, над которой вы работаете.

Шаг 2. Настройте автоматическую сортировку входящих писем по разным папкам

Используйте возможность задавать правила в вашей почтовой программе, чтобы автоматически сортировать входящие письма по разным папкам. В Microsoft Outlook эта фильтрующая опция называется «Управление правилами и оповещениями» (в Outlook 2013 она находится в меню «Файл»).

Входящие письма могут автоматически сортироваться по отправителю, теме, тексту и другим параметрам. Например, если вы подписаны на рассылку, в теме писем которой всегда указано «Изменения в законодательстве», то такие письма могут автоматически перемещаться из «Входящих» в предназначенную для этого отдельную папку. При наличии непрочитанных писем в этой папке ее название будет выделено жирным шрифтом.

Шаг 3. Заведите папки по темам и папки «Требуют ответа»

Когда вы проверяете «Входящие» и видите, что ответ на письмо займет всего две минуты или меньше, то отправляйте его сразу, а затем или удаляйте такие письма, или перемещайте в тематическую папку. Тематические папки по каждому клиенту или по делу заметно облегчают просмотр писем, относящихся к этому клиенту или делу.

Для писем, которые требуют больше времени на обдумывание, отправьте адресату быстрое уведомление о получении и уверение, что вы ответите так быстро, как это только возможно. Затем распределите такие письма по папкам категории «Требуют ответа», например, «Срочные письма», «Важные, но не срочные» и «Неважные». Просто кликните на письмо и перетащите его в нужную папку – и вы лучше организуете свой почтовый ящик.

Шаг 4. Планируйте встречи и выполнение писем-поручений

Если письмо требует вашей работы над какой-то задачей, например, изучить судебное решение или пересмотреть соглашение, то пометьте такое письмо флажком «К исполнению» в Outlook. Такое письмо будет показываться в вашем списке дел.

Если же письмо – это приглашение на встречу или на мероприятие, перетащите его в раздел «Календарь» в Outlook. Тема письма станет темой этой встречи (но вы сможете изменить ее, если потребуется), а текст – описанием.

Шаг 5. Пусть ваши письма предварительно просматривает помощник

Попросите вашего помощника предварительно просматривать входящие письма и сортировать их по папкам. Секретарь также может самостоятельно отвечать на стандартные запросы. А для личной переписки используйте отдельный почтовый ящик, чтобы оставить свою частную жизнь в стороне от работы.

Шаг 6. Используйте шаблоны писем

В программе Outlook чтобы создать шаблон (например, стандартное уведомление о получении письма), подготовьте черновик письма в отдельном окне, оставив поле «Кому» (имя получателя) пустым. Затем выберите в меню «Файл» пункт «Сохранить как…» и укажите название шаблона.

Чтобы использовать этот шаблон, откройте папку «Черновики» и скопируйте и вставьте содержимое сохраненного черновика в ваше новое письмо.

Шаг 7. Создавайте группы контактов

Например, если вы регулярно общаетесь с одной и той же группой юристов по текущему проекту, вы можете создать группу контактов в Outlook (в Outlook 2013 эта функция находится в меню «Главная» раздела «Люди»). Чтобы отправить сообщение всем получателям в созданной группе, вам нужно просто кликнуть на название группы, а не выбирать всех и каждого получателя по отдельности.

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.