7 советов для улучшения эффективности биллинга в юридической фирме

ProjectMate ознакомился с опытом Американской ассоциации юристов и публикует 7 советов для улучшения эффективности биллинга в юридической фирме.

  • Есть ли смысл в учете непродаваемых часов?
  • Чего можно добиться, если все сотрудники будут учитывать время?
  • Как хорошо подготовленные счета могут помочь добиться лучшего результата в сухом остатке?

Это история о начинающем адвокате Женеве Йорс, которая пошла на большой риск: уволилась со стабильной работы юриста в дружественной ее семье фирме. Почему? Потому что она хотела достичь чего-то большего – она хотела увидеть табличку с собственным именем на двери фирмы.

Такое желание может показаться весьма амбициозной задумкой, но это не оторванная от реальности мечта. По данным исследовательской компании LexisNexis, в США работает более 450 000 юрфирм, состоящих всего из одного или двух юристов. Для юридической практики часто бывает полезен такой выход за пределы существующей инфраструктуры с ее недостатками, и он предоставляет целиком и полностью переключиться на новый ряд вопросов, связанных с запуском собственного бизнеса.

Г-жа Йорс, конечно, заранее предвидела некоторые из этих задач, например, поиск клиентов, но и она оказалась в ловушке целого ряда неожиданных вопросов, связанных в том числе с учетом времени и биллингом. Как знает каждый владелец бизнеса, если только вы не работаете по схемам, отличным от почасовой оплаты, то пока вы не зарабатываете «часы», которые можно включить в клиентские счета, вы не зарабатываете и денег. В теории это очень легко принять: кто же в юридической профессии станет спорить против того, что время – деньги? Результат наглядно представлен в конце каждого дня в итоговом количестве часов, которые можно включить в счета клиентов.

При этом данные того же исследования говорят, что в небольших юридических фирмах за каждый час, проведенный в офисе, «теряются» в среднем 24 минуты, и основываясь на том же исследовании, можно увидеть, что рабочий день среднего юриста в такой фирме составляет 9 часов. Таким образом, за день накапливается 3,6 ч, или 40% вашего времени, которое не засчитывается в финансовых результатах фирмы.

Разбираемся с тайм-менеджментом

В случае с г-жой Йорс, рецепт очень прост: ей следует учитывать всё без исключения время. Такой подход снабдит ее данными для анализа своей занятости. Цель не только в том, чтобы учесть все продаваемые часы, но также и в понимании, на что она тратит «непродаваемое» время. Только через анализ этих непродаваемых часов она может увидеть, где и как потратила большую часть времени, и пересмотреть свои приоритеты.

Она нашла, что вести записи всего времени – продаваемого и нет – особенно полезно для принятия деловых решений. Например, она приняла в работу несколько дел с оплатой по модели гонорара успеха. Когда такое дело закрывается, ее записи о потраченном времени позволяют понять, была ли такая схема оплаты выгодной, и сравнить с классической почасовой схемой.

Бизнес-процессы, политика биллинга и эффективность

Выстраивание биллинговой политики и бизнес-процессов может показаться чересчур сложным для начинающей юрфирмы, тем более если в ней пока всего один юрист, но это важно для движения вперед и роста компании. Прежде всего, записать ваши цели – даже если речь пока только о ваших личных деловых целях – это часто самый первый шаг навстречу лучшему их осознанию и разработки стратегии по их достижению. Во-вторых, юристы, практикующие в одиночку, часто объединяются с другими юристами или же нанимают помощников, чтобы сфокусироваться на своей практике.

Ниже вы найдете семь советов, как небольшим юридическим фирмам улучшить эффективность своего биллинга.

1. Ведите полный и точный учет всего продаваемого времени

Трудно управлять временем, если вы не знаете, на что точно оно тратится. Без сомнения, полный и точный учет времени всех сотрудников позволит вам принимать взвешенные решения, хорошо согласующиеся с вашими целями и приоритетами, и когда ваш бизнес будет расти, вы будете точно знать, в какой момент имеет смысл нанять дополнительного сотрудника или найти нового партнера.

2. Учитывайте также непродаваемое время

Биллинг мотивирует юристов лучше учитывать время, но и то, как ваши помощники тратят свое время, может быть так же важно для фирмы в перспективе. Отслеживая это, юристы могут увидеть, как вспомогательный персонал вносит свой вклад в общее дело, позволяя юристам сосредоточиться на клиентской работе. Кроме того, учет непродаваемого времени может привести бизнес к обоснованному внедрению новых инструментов, новых технологий в работе или же к пересмотру приоритетов для сокращения расходов фирмы.

3. Используйте специальные категории и кодификацию для непродаваемых часов

Юридические фирмы часто используют специальную кодификацию, чтобы связывать ту или иную оплачиваемую работу с соответствующим видом деятельности. Например, подготовка документа для клиента обозначается другим кодом, нежели телефонный звонок или переписка по e-mail. Так же полезно будет немного подумать над кодированием для непродаваемых часов и видов деятельности, которые должны ими обозначаться. Профессиональное развитие, управление фирмой и маркетинг – это примеры категорий самого высокого уровня, каждая из которых может быть уточнена своими подкатегориями. Так, маркетинг может в свою очередь подразделяться на работу на мероприятиях, если вы активно участвуете в жизни вашей адвокатской палаты, или контент-маркетинг, если готовите статью для журнала.

4. Делегируйте работу по непродаваемым проектам

С хорошо налаженным учетом времени и четким пониманием того, на что тратится ваше время, вы увидите новые возможности делегировать работу по «непродаваемым» задачам помощникам. На самом деле, это и есть главная ценность помощников – они позволяют вам сосредоточиться именно на клиентской, оплачиваемой работе!

5. Сделайте более простыми и понятными ваши счета

Помимо общей суммы за услуги, ваш счет также содержит и доносит (или не доносит) до клиента информацию о той работе, которая была для него выполнена. Сложные, запутанные счета, которые слишком трудны для понимания клиентом, или счета, которые не соответствуют ожиданиям клиента, – все они могут создавать путаницу и недовольство в голове клиента. Все это увеличивает риск неприятностей, связанных с таким счетом, а именно – что клиент всё меньше хочет оплатить его полностью и в оговоренный срок.

6. Задумайтесь о привычном занижении стоимости услуг

У юристов очень легко входит в привычку «резать» часы, которые попадут в счет, даже и без каких-либо дополнительных просьб об этом со стороны клиента. Несмотря на то, что это в общем-то жест доброй воли, преуменьшение стоимости собственной работы и попытки таким образом заслужить доверие клиентов, регулярная привычка занижать цену услуг или «резать» часы, не только создают у клиента ожидание всё новых и новых скидок, но и обесценивают важность работы фирмы, буквально – и в финансовом выражении, и в глазах клиента.

7. Используйте современные технологии, предназначенные для юристов

Не счесть инструментов для биллинга, доступных сегодня небольшой фирме, но при их выборе есть один главный принцип, которого стоит придерживаться: ищите программы, предназначенные для юристов. От защищенного документооборота до электронного биллинга, у практикующих юристов свои уникальные потребности (и этические требования), и стандартными инструментами, которые подходят для всех, здесь не обойтись.

Через три года после открытия собственной компании Женева Йорс присоединила ее к крупной юрфирме, и такое развитие событий было бы невозможно без сильной бизнес-практики, включая эффективный биллинг. Она продолжила свою практику в составе крупной юрфирмы в Северной Каролине.

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления пользовательской информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.