ProjectMate рассказывает о 10 основных случаях, когда юридические фирмы теряют значительные суммы денег, и о способах избежать их. Сегодняшняя статья – о случае №3: «Не уходим от бумажного документооборота».
Случай №3. Не уходим от бумажного документооборота
После нескольких лет опыта работы с электронными системами хранения документов юридические фирмы убеждаются, что содержание офиса с бумажным документооборотом обходится намного дороже.
Представьте себе стандартных размеров офисный картотечный шкаф для хранения документов с четырьмя выдвижными ящиками. Он стоит порядка $900. И занимает около 0,7 кв. м. офисного пространства (обычно он 0,6 м в ширину и 0,5 м в глубину и требует еще 0,5 м оставить свободными для выдвигания ящика). Поэтому у вас появляются расходы на покупку или аренду офисного пространства, где будет стоять этот шкаф, плюс вам нужно оплачивать электричество, налоги, уборку и другие расходы на содержание офисной площади. В дополнение, если вы используете бумагу, сюда добавляются расходы на принтер плюс стоимость расходных материалов.
Теперь представьте офис без бумажного документооборота. Жесткий диск на 100 ГБ стоит меньше $50 – и его больше чем достаточно на весь ваш офис. (Всего 2 ГБ нужно, чтобы хранить информацию из целого картотечного шкафа с четырьмя выдвижными ящиками).
Для небольшой фирмы из двух юристов, одного помощника юриста и административного менеджера в офисе без бумажного документооборота достаточно одного шкафа с двумя ящиками для хранения всех документов по текущим делам клиентов. После того, как работа закончена, все документы сканируются и попадают в электронную систему документооборота, где ни один файл не потеряется.
После расставания с копировальным аппаратом фирма экономит еще $220 в месяц, которые раньше тратились на лизинг копира. Кроме того, исчезают расходы на архивное хранение и утилизацию документов.
Резервное копирование документов
«Но что, если произойдет компьютерный сбой?» – переживают сторонники бумажного документооборота. «А что, если ваш офис сгорит дотла?» – резонно замечают в ответ приверженцы электронного документооборота. Конечно, резервные копии документов сами собой не появятся. Но как только вы перешли на электронный документооборот, начать использовать надежную систему резервного копирования будет очень просто.
Наличие электронных копий и регулярная синхронизация файлов защищают фирму, отказавшуюся от бумажного документооборота, существенно больше, чем бумажные копии документов.
[responsive]
[/responsive]
Решение
Избавляйтесь от бумажного документооборота. И вот то, что вам для этого понадобится:
Хорошие компьютерные мониторы
Страх перед технологиями обычно препятствует переходу юристов на электронный документооборот. Вам нужно преодолеть внутренний барьер, чтобы воспринимать документы с экрана. Некоторые юристы используют два монитора, чтобы работать с несколькими документами на экране, не распечатывая.
Сканер
Используйте сканер, чтобы переводить все бумаги в электронный вид. Одного хорошего сканера будет достаточно для небольшого или средних размеров офиса.
Специализированные программы
Для эффективной работы с электронными документами существуют специализированные программы – они позволяют вести электронные архивы, пользоваться поиском по тексту документов, полноценно работать с файлами. Убедитесь также, что на ваших компьютерах стоит полная версия программы Adobe Acrobat (не только Reader).
Через неделю мы расскажем о случае №4 «Плохо делегируем работу помощникам».
[fb_button]